Бизнес без хрупких мест в персональных данных
Телефоны клиентов, анкеты, заявки с сайта, таблицы и переписки. Это уже персональные данные, даже если вы просто эксперт и работаете один. Помогаю навести здесь порядок так, чтобы проверка не стала неприятным сюрпризом, а клиенты вам доверяли.
Где у вас собираются персональные данные
Часто эксперты думают: «Меня это не касается, у меня маленький бизнес». А потом смотрим внимательнее и находим вот такое.
Форма заявки на сайте
Имя, телефон, почта. Часто без единой строчки про то, кто и зачем их обрабатывает.
Запись в мессенджере
Клиент пишет в личку, вы сохраняете его в контакты, и данные уже живут в вашем телефоне.
Анкета перед обучением
Запрос, возраст, сфера, иногда очень личное. Хранится в форме, в почте и в вашей папке.
Таблица с клиентами
Сначала имя и телефон, чтобы не потерять заявку. Потом отметка об оплате, дата консультации, комментарий по запросу, тариф. И вот это уже полноценная база, которая лежит в общем доступе по ссылке.
Камера в кабинете
Видеонаблюдение в салоне, гостинице или зоне ожидания тоже обработка данных, а не просто техника.
Telegram-бот и рассылки
Бот собирает контакты, сервис рассылки их хранит. Оба звена нужно оформить.
Помощник и подрядчик
Администратор, ассистент на запуск, бухгалтер, таргетолог. Каждый видит клиентскую базу.
Нейросети и ИИ-сервисы
Загрузили переписку с клиентом, чтобы получить готовый ответ. Удобно, но так можно не всё.
Паспорт пошёл по рукам
- Клиенту сказали: пришлите фото паспорта в мессенджер.
- Администратор скачал файл себе на телефон.
- Переслал бухгалтеру, чтобы оформить оплату.
- Бухгалтер сохранил копию на рабочий ноутбук.
- Файл автоматически улетел в облако и остался в архиве чата.
Один документ, пять мест хранения и ни одного человека, который отвечает за то, что с ним будет дальше. Когда что-то утечёт, спросят не с администратора, а с вас.
С чем помогаю
Не шаблон из интернета, а комплект под то, как реально устроена ваша работа с клиентами.
Карта точек сбора
Смотрим, где и как к вам приходят данные: сайт, мессенджеры, анкеты, таблицы, боты, камеры, сервисы рассылок. Вы увидите свою систему целиком, часто впервые.
Политика, согласия, формы
Готовлю комплект под ваши процессы: политика обработки, тексты согласий, галочки на сайте, условия в договорах. Понятным языком, а не юридическим туманом.
Уведомление и порядок
Помогаю подать уведомление корректно: без лишнего и без пропущенных пунктов. Чтобы потом не переделывать и не объясняться.
Сотрудники и подрядчики
Помощник, администратор, бухгалтер, подрядчик на запуск. Разбираемся, кто и на каком основании видит данные клиентов, и закрываем это документами.
Как проходит работа
Никакой мучительной подготовки с вашей стороны. Начинаем с обычного разговора.
Разговор
Рассказываете, как устроена работа с клиентами. Я задаю вопросы и слушаю.
Карта данных
Показываю, где у вас собираются и хранятся данные и что из этого действительно рискованно.
Документы
Готовлю комплект под ваши процессы и объясняю простыми словами, что с ним делать.
Спокойствие
Вы понимаете, почему у вас всё устроено именно так, и можете спокойно ответить на любой вопрос.
Почему я вообще этим занялась
Я сама тот самый специалист, который работает с людьми: веду консультации, получаю заявки, переписываюсь с клиентами и храню их анкеты.
У меня интересная профессиональная смесь. По первому образованию юрист, больше 20 лет в профессии: работала в государственных органах и в частном секторе. По второму образованию психолог, по третьему коуч. Последние десять лет в основном работаю как коуч, тренер и консультант.
Поэтому тему персональных данных я знаю с двух сторон сразу: как юрист, который читает закон, и как практик, у которого в телефоне лежит переписка с клиентами. Я не пугаю штрафами и не заваливаю терминами. Объясняю по-человечески, что именно у вас происходит с данными и какие несколько шагов закроют слабые места.
Бесплатный тест: насколько всё хрупко у вас
Несколько простых вопросов о том, как вы собираете и храните данные клиентов. Займёт около десяти минут, отвечать честно можно только себе.
- Есть ли на вашем сайте то, что должно быть по закону
- Нужно ли вам подавать уведомление в РКН
- Правильно ли оформлены помощник и подрядчики
- Что делать с таблицами и перепиской прямо сейчас
Давайте посмотрим на вашу ситуацию
Напишите пару слов о своём деле, и я скажу, что стоит сделать в первую очередь, а что подождёт.